数字档案管理系统优势

数字档案管理系统优势

一、什么是数字档案管理系统

数字档案管理系统就是把传统的以录音带、纸张、录像带等为存储介质的各类原始档案资料，通过压缩、扫描、转化等手段转换为图片文件、声音文件与录像文件等，再通过存储管理技术把图片与索引字段存储在光盘库、磁带库等各类大容量存储介质里，发布到广域网、局域网、国际互联网、机关企事业单位内部网，便于使用者利用各种方便的查询手段快速检索所需要的档案资料,实现了数字化档案管理的新兴管理技术。随着现代互联网技术的发展,数字档案管理系统已成为一种管理趋势,但同时也需要认清数字档案管理系统的优势与不足,对其优势充分利用,对其不足不断改进,使其更好地为现代社会发展服务。

二、数字档案管理系统优势

(一)能缩短档案资料整理工作时间。传统的档案管理工作大多都是在固定时间、固定人员与固定地点进行的，档案资料的鉴定、整理、归档等流程需花费大量时间完成,賄时还会出现事半功倍的现象。数字档案管理系统,突破了原有办公管理的局限性，电脑成为现代办公的主要途径，管理人可通过编码与解码的方式完成电子档案的存储，且可用不同载体对档案进行复制与存储。相关部门仅可将需归档资料录入电脑终端，并通过后台传输至档案管理终端,管理人员就可利用电脑里已设的管理系统完成对资料的归档，如此缩短了工作时间,操作简便,提高了工作质量。

(二)提高了查询效率。在当前社会经济飞速发展的背景下，产生了海量的档案资源，如果依靠人工完成对档案资源的查询费时、繁琐。实现数字化档案管理后，查询者仅在指定页面上搜索关键词就能得到需要的信息，提升了查询效率。工作人员也将有大量时间从事档案资源的整理、分类等基础性工作。

(三)增强纸质档案原件的保护。纸质档案实现数字化后，可以把原件妥善地保存起来，工作中档案的利用完全可以通过数字化副本代替原件实现,这样可以避免或减少对档案原件的损坏,以便有效地延长原件的保存时间;尤其是那些历史久远的珍贵档案材料，实现数字化处理后无疑会得以更好地保存。